Małe usprawnienia / wielkie zmiany
Pojęcie transformacji cyfrowej od lat budzi wśród u wielu z nas skrajne emocje –
od ekscytacji związanej z innowacyjnością i obietnicą nieograniczonych korzyści, przez
obojętność i presję wynikającą z dynamicznego rozwoju technologii, aż po lęk przed
czymś skomplikowanym i zarezerwowanym wyłącznie dla największych gigantów
branży IT.
A co, jeśli potraktujemy to pojęcie jako kilkuetapowy proces, który – często
niezauważalnie – dotknął już każdego z nas? W praktyce wiele usprawnień związanych
z cyfrową transformacją nie wymaga milionowych inwestycji ani zaawansowanych
systemów. Najczęściej to proste kroki pozwalają zaoszczędzić czas tam, gdzie pracy
jest najwięcej.
Aby odczarować transformację cyfrową, chciałbym podzielić się krótką historią,
jakich można by napisać wiele. Firma X rozpoczyna działalność w branży odzieżowej.
Pierwsze projekty powstają na kartce papieru, zakupy są notowane w zeszycie, a lista
potencjalnych klientów również trafia do notesu. Pierwsza sprzedaż i pierwszy arkusz
kalkulacyjny. Z czasem pojawiają się nowi klienci, profil na Instagramie, strona
internetowa, sklep online. Nagle następuje gwałtowny przyrost danych: historia
zakupów, sprzedaży, dane transakcyjne, rynkowe – i pojawia się potrzeba stworzenia
systemu raportowego. Początkowo w Excelu, potem w bazie danych, aż w końcu
powstaje projekt dedykowanego narzędzia do raportowania. W pewnym momencie
zaczynamy angażować dane do modeli LLM, by zaprogramować pierwszego asystenta
AI.
Pojawia się kluczowe pytanie: kiedy zaczęła się transformacja cyfrowa? Czy w
momencie stworzenia pierwszej tabeli w Excelu, budowy środowiska raportowego, czy
dopiero przy wdrażaniu AI? Jeśli transformacja cyfrowa to sposób działania i myślenia
firmy dzięki nowym technologiom, to dla każdej organizacji ten moment będzie inny.
Niewątpliwie jednak zaczyna się tam, gdzie ołówek i kartka papieru zostają zastąpione
tabelą z danymi.
Dlaczego firmy tracą czas i potencjał
Przez lata obserwowałem pracę osób na różnych szczeblach – od dyrektorów
operacyjnych, przez managerów i liderów, po specjalistów, stażystów i właścicieli małych
firm. Zawsze dochodziłem do jednego wniosku: najwięcej powtarzalnej, czasochłonnej
pracy wykonują stażyści i specjaliści. Przyczyn jest kilka: brak czasu na refleksję nad
procesami, brak szerszej perspektywy, niedostateczne kompetencje w zakresie
automatyzacji, a przede wszystkim brak motywacji do zmiany. Najczęściej tracimy czas i
potencjał, bo energia i motywacja są skierowane w niewłaściwe miejsce lub brakuje nam
czasu na identyfikację obszarów do usprawnienia. Nawet jeśli je znajdziemy, projekt
często kończy się na etapie wdrażania zmian wśród pracowników. Z mojego
doświadczenia:
Pięć obszarów, gdzie można zyskać najwięcej to:
Automatyzacja przygotowywanych raportów i obliczeń.
Proste funkcje w arkuszach kalkulacyjnych, których nauka zajmuje jeden dzień, mogą
przynosić korzyści przez lata. Przykład: arkusz oceny zespołu, który automatycznie
wyliczał medianę, średnie i ranking uczestników kursu. Ręczne przygotowanie jednego
podsumowania zajmowało 6–8 godzin, a automatyzacja pozwoliła zaoszczędzić ponad
150 godzin rocznie – to niemal miesiąc pracy jednego pracownika
Wyszukiwanie danych i informacji
Swoją przygodę z automatyzacją zacząłem wraz z pierwszym zadaniem, które polegało
na przypisaniu unikatowego kodu narzędzia do obróbki metali w excelu. Dwa arkusze,
po 9tysięcy pozycji w obu zakładkach. Zadanie polegało na wyszukaniu produktu w
danej kategorii narzędzi, następnie skopiowaniu numeru katalogowego i przypisaniu w
drugim arkuszu skopiowanego kodu. Plan pracy zakładał 2 tygodnie po kilka godzin.
30sek * 9tyś pozycji = 75godzin plus przerwy. To realne zadanie. Automatyzacja
polegała na stworzeniu klucza z dwóch kolumn oraz użycia funkcji wyszukaj.pionowo.
Czas automatyzacji z testami i nauką funkcji – 4h. Zadanie wykonałem jeszcze tego
samego dnia.
Powtarzalna komunikacja
Jak informuje jeden z najbardziej popularnych pakietów biurowych: „koniec w wieloma
wersjami tego samego pliku”. Jednak wg moich obserwacji nadal bardzo dużym
pożeraczem czasu jest wysyłanie mailem prośby o ustalenie, potwierdzenie, daty
spotkania, ustalonych warunków, czy wielowątkowa korespondencja mailowa wśród 10
osób, gdzie finalnym efektem ma być lista zakupów, czy lista TO DO wg ważności. Coś
co można wypełnić we współdzielonym arkuszu lub dokumencie, ewentualnie, każda
wiadomość wysłana co najmniej 2 razy lub więcej to obszar możliwy do automatyzacji
lub oszczędności czasu poprzez pracę w jednym pliku. Osobiście pamiętam sytuację,
kiedy zadaniem jednego z pracowników było wysyłanie około 20 maili dziennie z
uszczegółowieniem oferty znajdującej się na stronie www.
Podstawy obecności online i marketingu cyfrowego
Dla mnie osobiście to pojęcie brzmiało zawsze najbardziej tajemniczo, drogo i
superekspercko. Kilka lat temu uruchamiałem firmę, która oferowała specjalistyczne
usługi z zakresu zdjęć i ujęć z drona oraz produkcja gotowych materiałów promocyjnych
w formie wideo. Konkurencja lokalna oraz ogólnopolska była w tym czasie ogromna.
Jednak coś co dało nam przewagę oraz pozwoliło być nr 1 w Polsce to solidna
obecność online. Na początek prosta strona internetowa, systematycznie aktualizowany
blog oraz prosty landing page. Proste kluczowe narzędzia które pokazują profesjonalizm
i otwierają ogromną przestrzeń do analizy działalności firmy i przepływów potencjalnych
klientów. Pisząc o podstawach mam na myśli bazową stronę, prosty model komunikacji i
prezentacji oferty, a coś co tutaj naprawdę ma znaczenie to systematyka i kontakt z
klientem.
Brak systematycznej nauki zespołu
Powyższe cztery punkty, to z mojego doświadczenia największe dźwignie efektywności.
Mały nakład pracy, ogromne oszczędności czasu oraz dostęp do danych bez dużego
nakładu finansowego. Piąty punkt odpowiada bardzie na pytanie jak, a nie co. Jak
zaangażować zespoły, jak pokazać korzyści, jak budować motywację. Tutaj niezbędne
będzie zaangażowanie wszystkich poziomów organizacji, zarówno managerów i
dyrektorów jak i specjalistów, w ramach wspólnej skoordynowanej pracy. Zachęcam do
zgłębienia podejścia Kaizen, czyli ciągłego doskonalenia przez drobne usprawnienia.
Przynosi największe efekty kiedy wszyscy w organizacji angażują się we wspólną pracę.
Z mojego doświadczenia te proste rzeczy, to właśnie kultura uczenia się, krótkie kursy,
nauka skrótów klawiaturowych, dzielenie się wiedzą znalezioną w sieci. Nie potrzeba
inwestycji w wielogodzinne sesje, bardziej inwestycji w kulturę pracy i nauki.
Od papieru do AI – naturalna ścieżka rozwoju
Cyfryzacja, digitalizacja, transformacja technologiczna to nieuniknione elementy zmiany
każdej organizacji. Od nas, właścicieli, managerów zależy tylko jak i czy na tym
skorzystamy. Powyższe przykłady miałby być niejako zachętą i próbą odczarowania
pojęcia cyfrowej transformacji, kosztów i nakładów pracy z nią związanych. W tej drodze
najważniejsze są małe systematyczne kroki i dobra diagnoza dźwigni efektywności. Aby
dobrze zidentyfikować te elementy warto przejść przez 5cio punktowy proces, który
pozwoli:
- Zrozumieć wyzwania, cele i kontekst biznesowy (DIAGNOZA)
- Ustalić oczekiwane rezultaty, mierniki i sposobu działania. (CELE)
- Wypracować konkretne rozwiązania i plan wdrożenia. (STRATEGIA)
- Wprowadzić zmiany, bieżące wsparcie i korekty działań.(WDROŻENIE)
- Podsumować wyniki, utrwalić efekty, kontynuować wsparcie.(EWALUCJA)
Podsumowanie – co można zrobić dziś
Trafna identyfikacja problemu, koncentracja na prostych działaniach, zaangażowanie
zespołu specjalistów, wiara w małe kroki transformacji przynoszące spore korzyści i
odwaga w działaniu, to elementy, które pomagają w dobrze sprecyzowanej strategii
przynoszącej efekty. Małe kroki ot realna cyfrowa transformacja bez sporych nakładów
finansowych. To usprawnienie jednego raportu, uporządkowanie danych, wprowadzenie
jednego szablonu lub formularza, to jedna nowa funkcjonalność pakietu biurowego.
Materiał dostępny również na https://connectohub.pl/magazyncsg/